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管理问题:根源在岗位答案在流程
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管理问题经常反映在人的身上,但问题的根源往往都出在流程上。流程不清晰、不完善,岗位上的员工就不清楚这件事该怎么做,就容易出现失误。管理者的责任在于让团队规范地做事,把工作重点放在类型性问题的思考、流程的设计与流程的训练上,这就是管理的逻辑。 在公司的经营过程中,管理者要意识到细节的重要性。海恩定律清楚地说明了细节的重要性,认为每一起严重事故的背后,都有9次轻微事故、300起未遂先兆、1000起事故隐患。这说明所有的安全问题,都是由于不重视细节所造成的。管理关注过程而不仅仅是结果,紧抓工作过程中规定动作的执行才是管理的核心。 管理须端正员工态度 很多事情做不好是因为态度不端正, 如果态度没有调整,就不能正确理解工作规则,就会导致管理难度增大。所以,要想做好管理工作,首先要调整好员工的态度。 调整好员工的态度一般有以下几种方法: 引爆点领导法。将管理中曾经出现过的重大失误、造成的巨大伤害展示给大家,将这个后果引爆,引起大家的思考,让大家明白坚决执行工作流程的必要性。 鱼缸管理。将公司管理的重要指标和状态定期展示给大家,让大家时刻都清楚目前的状况。这就像养金鱼,金鱼在鱼缸中的一举一动始终都是透明的。 风纪扣原理。设计一些简单的训练程序,让大家习惯性地服从命令。军装上都有风纪扣,部队要求每个军人都必须扣好风纪扣;其实,扣不扣风纪扣与军人的作战能力没有任何关系,风纪扣的作用只是让军人养成绝对服从的习惯。但是,企业的管理相比之下就差很多,员工对于上级布置的任务经常会讨价还价,用自己的思维来调整企业的规则,所以要改变下属的态度就需要设计像风纪扣那样的东西,通过简单的形式让大家养成服从的习惯。 管理要进行层次划分 管理的过程就是流程穿越岗位的过程。每个部门都有一些不同层次的行为,一件事情通过流程穿越不同部门的不同岗位,这是管理中的正常状态。管理可分为以下几个层次:第一层次是基层管理者,主要工作是深入调研,帮助中层和上层管理者了解正常的管理状态,了解基层的第一手材料。第二层次是中层管理者,每位中层管理者都是某个领域的专家,主要工作是站在专业角度对深入调研的数据进行分析。第三层次是高层管理者,他们应该做的是明确重心,在中层专家分析的基础上确定哪些事是近阶段管理的核心,也就是做出决策。 明确重心之后,高层管理者的工作重点是制定规则,使整个团队能按照规则去做。中层干部则在高层制定的规则上进行细化和分解,达到规则专业化的目的。基层应该做的是进行员工的培育,把管理规则变成员工的行为习惯。因此,管理的层次是可以通过高、中、基3个层面来实施的。 管理层次的划分对于把握管理的节奏、把高层管理者从日常琐事中解脱出来有着十分重要的作用,这也是时间管理的第一原则——岗位定位原则。每个管理者都要明确自己岗位的具体职责,并在工作中明确以下几点: 一是发现点的问题,寻求面的解决。管理者应该着重思考类型性问题,偶尔有员工迟到不是大问题,如果你发现下属多次迟到,就应该考虑他是不是在闹情绪或者是不是有想法。如果有很多员工迟到,迟到的面达到了30%,这就说明管理松懈,就是从点的问题上升到了面的问题。 二是问题出在岗位,答案藏在流程。管理问题经常反映在人的身上,但问题的根源往往都出在流程上。流程不清晰、不完善,岗位上的员工就不清楚这个事该怎么做,就容易出现失误。 三是岗位阻截流程是因为操作的培训缺位。有了流程,但是员工没有按照流程来做,这也是管理者的责任,因为培训不到位。合格的劳动者需要成长的过程,流程做得再详细,如果缺乏严格的训练,他们就无法成为熟练的操作人员,管理还是没做到位。 四是流程的实施要借助一系列的工具和手段,很多问题的解决最终要靠具体的管理工具。 五是监督和授权并行。监督是管理中一个非常关键的环节,如果只强调信任不强调监督与控制,就一定会出问题。管理者接受监督是管理的要求,监督是一种保护也是一种爱护,这样就不容易出问题。 管理工作应培养细节意识 管理工作是一个流程,而细节对流程的顺利进行有着十分重要的作用,因此管理者在管理中必须注重培养下属的细节意识。 细节思维训练可以帮助管理者有效培养下属的细节意识,主要可以从以下几个方面来做: 一是做清单训练。学会做每天的工作清单,这是养成细节思维的第一个做法。通过反复严格的训练,使员工慢慢养成一种比较严密的习惯。 二是明确结点。结点是指岗位与岗位之间、部门与部门之间、企业内部与社会的衔接。事情的流程都有输入和输出两个方面,管理中最容易出问题的就是输入与输出的衔接部分,所以要通过一系列手段来训练员工集中关注的结点问题。在企业实施的训练中,通常提倡3种做法:1.承诺制。给下属布置任务,尽可能以签单的方式,强化责任感与衔接的准确度。2.进度表。若干人做一件事情必须列进度表,使每一个人都知道具体的时间、地点、成本、负责人、验收标准,这样可以让员工之间的衔接比较严密。3.口头复述。有些简单的命令和指示不一定写条子,而是让下属养成口头复述的习惯,防止指令的误差。 三是换位思考。企业要多为下属、客户考虑,只有养成为服务对象思考问题的习惯,细节意识自然就有了。 四是定时、定点做一件事情,如果员工长期这样做,思维就会非常缜密,细节意识也就会越来越强。
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